Co získáte

Už 8 let pracuji jako tajemník úřadu. Porady, jednání a zasedání všeho druhu jsou na denním pořádku a taky tvoří největší část mého času. Ale jinak to nejde, ty věci se prostě projednat musí.

Za 10 minut mi začíná porada. Cestou do zasedačky jsem potkal Mirka ze stavebního. Omluvil se mi. O poradě se dověděl pozdě a spěchá na jinou schůzku. Co se dá dělat. Kromě něj jsme tu všichni. Co nás čeká?

1. Schválení programu
2. Kontrola úkolů

Jirka z dopravy byl minule nemocný, asistentka mu zapomněla předat zadání úkolů – takže příště.

Marie z finančního dostala pozdě podklady – takže příště.

Ostatní své úkoly splnili, jenom Helena to nestihla. Škoda že to neřekla Petrovi, mohli tím pověřit někoho jiného – takže příště.

3. Přidělení úkolů – trochu problémy s určením pracovníků odpovědných za splnění úkolů.
4. Diskuze – konečně jsme vyřešili odpovědné osoby.
5. Zápis. Iveta to přepíše, nakopíruje a zítra oběhne lidi se zápisem.

Prima, takže polovina úkolů z minula se přesouvá na příště. A takhle je to pořád...


Teda bylo to pořád. Dneska už naše porady a jednání řídíme lépe. Žádné papíry, žádné telefonování. Iveta naplánuje poradu a všem pozvaným přijde včas e-mail. Každý se může na jednání připravit podle programu, který je neustále aktualizovaný. Na poradě se úkoly automaticky přidělí odpovědným osobám, takže už se nedohadujeme, kdo si to vezme. Nikdo už se nevymlouvá stylem „Já jsem zapomněl,…“, protože každému se úkoly samy připomenou e-mailem. Když potřebujeme dodatečně něco opravit v zápisu z porady, tak to jednoduše opravíme a o víc se nestaráme, protože systém to zvládne sám. Vůbec nechápu, jak jsme předtím mohli vykázat vůbec nějakou smysluplnou činnost, když jsme pořád jen organizovali, kopírovali, oznamovali změny...